De la GED à la GEIDE

La Gestion Électronique de Document (GED) a paru aux années 1980. Elle est un procédé qui convertit les documents papier en images électroniques permettant ainsi de les classer dans un ordinateur et d'y accéder facilement et rapidement sur demande.

Une fois le document converti en image électronique (photocopie électronique), vous pouvez le manipuler à partir de votre poste de travail PC grâce à un logiciel de GED et des critères de requêtes. Vous pourrez ainsi éliminer de votre vocabulaire les expressions telles que : document à copier, classer, reclasser, document mal classé, document manquant, document à recréer, et bien d'autres.

Le caractère restrictif de la GED par rapport à ses possibilités a poussé l’Association des Professionnels de la GED (APROGED) à créer le terme Gestion Electronique d'Informations et de Documents Existants (GEIDE) en 1994.

Les systèmes GEIDE protégent l'accès aux documents électroniques, en permettant de définir des droits d'accès tels que chacun ne puisse consulter que les seuls documents auxquels il est autorisé à accéder de par ses fonctions ou son projet de travail. L'accès aux documents sensibles et personnels n'est autorisé que sur dérogation. La recherche des documents numérisés est effectuée uniquement par les personnes habilitées. Ces systèmes permettent d'augmenter la confidentialité des documents.

Chaque demandeur de document doit passer par un système d'authentification de son identité et de contrôle de droit d'accès avant d'être en mesure de demander un document précis et de l'afficher à l'écran.

L'apport de la GEIDE pour les archivistes est très important car elle leur permet de maîtriser électroniquement l'ensemble de la chaîne archivistique, de la gestion des documents à la restitution des informations en passant par le suivi, le stockage et l'exploitation de l'information. La gestion électronique des documents favorise surtout la préservation des archives anciennes en évitant leur manipulation, ce qui assure une prévention contre les différents facteurs pouvant causer la dégradation ou la perte des documents originaux.

Dans une solution GEIDE, il est possible de trouver  des fichiers issus de logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur ...), des fichiers issus de systèmes centraux (fichiers d'impression ou "spool"), des télécopies reçues via des fax-modems, des plans, des dessins industriels, des photographies numériques, des courriers électroniques, des documents récupérés sur Internet, des sons et des vidéos.

Partant de ces possibilités, la GEIDE offre les avantages ci-après :

1.     fédérer les moyens et méthodes qui permettent de classer et de réutiliser intelligemment les informations ;

2.     le document n'est plus isolé : c'est un élément vivant du système d'information des entreprises ;

3.     la possibilité de contrôler qui a accès à quoi grâce à une protection électronique des informations sensibles ;

4.     diminution des erreurs de saisie, de reclassement lors de la manipulation fréquente de dossiers ou pertes par inadvertance ou par malveillance ;

5.     l’insertion dans la majeure partie des systèmes informatiques modernes des entreprises et des administrations, tirant avantageusement parti des environnements clients-serveur, sans en imposer un bouleversement complet des modes de fonctionnement, ni remettre en cause l'existant mais en l'enrichissant de nouvelles fonctions.

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@Josich MBUMBA